Itse tehdyt tilaisuudet ja tapahtumat ovat hyvä tapa järjestää hauska ilta seurassa. Kun tapahtumat suunnittelee itse ja tekee niihin sopivat esitykset, on tärkeää pitää budjetista kiinni. Itse tehdyissä tapahtumissa parasta on juuri se, että ei ole pakko maksaa suuria summia rahaa, mikä olisi väistämätöntä ammattimaisen shown tapauksessa.
Seuraavassa on muutamia vinkkejä DIY-tapahtumien suunnitteluun ja hienon esityksen järjestämiseen pienellä budjetilla:
Aseta realistinen budjetti: Määritä, kuinka paljon sinulla on varaa käyttää tapahtumaan, ja pidä siitä kiinni. Laadi yksityiskohtainen budjetti, joka sisältää kaikki tarvittavat kulut, kuten tilavuokra, ruoka, koristeet ja laitteet. Kannattaa olla riittävän yksityiskohtainen ja varmasti ottaa huomioon kaikki erät, jotka ovat välttämättömiä tilaisuuden läpi viemiseksi.
Valitse edullinen tapahtumapaikka: Etsi edullisia tapahtumapaikkoja, kuten sosiaalikeskuksia, puistoja tai jopa yksityiskoteja, jotka voidaan vuokrata kohtuulliseen hintaan. Tapahtumien vuokraamiseen ja etsimiseen voi löytää hyviä työkaluja netistä. Esimerkiksi Venuu -palvelun kautta löytyy yli 1600 vuokrattavissa olevaa tapahtumatilaa Suomesta.
Neuvottele myyjien kanssa: Neuvottele myyjien, kuten pitopalveluiden ja laitteiden vuokrausyritysten, kanssa saadaksesi parhaat mahdolliset tarjoukset. Ennen kuin tapahtuman järjestää, kannattaa kysyä useasta pitopalvelusta tarjouksia. Kilpailuttamalla palvelun voi säästää paljon rahaa tapahtuman järjestämisessä. Myös Venuu palvelun avulla voi selata paikallisia pitopalveluita.
Selvitä ja hoida viranomaisasiat kuntoon: Tapahtumissa ja niiden järjestämisessä voidaan edellyttää lupia ja hyväksyntöjä viranomaisilta. Ota etukäteen selvää mitä viranomaiset edellyttävät järjestettävän tapahtuman järjestäjiltä. Olisi tosi huono, jos kesken tapahtuman viranomaiset tulisivat sulkemaan tilaisuuden.
Hyödynnä verkkotyökaluja: Hyödynnä verkkotyökaluja, kuten tapahtuman suunnitteluohjelmistoja, jotka auttavat sinua suunnittelemaan ja järjestämään tapahtuman tehokkaasti ja kustannustehokkaasti. Verkossa on useita laadukkaita ja hyviä suunnittelutyökaluja tapahtumien suunnitteluun ja järjestämiseen. Tällaisia sovelluspalveluita ovat esimerkiksi Kongressi ja Eventilla.
Käytä vapaaehtoisia: Hyödynnä vapaaehtoisia auttamaan tehtävissä, kuten tilan fyysisen osan pystyttämisessä ja purkamisessa, lipunmyynnissä ja väkijoukon valvonnassa. Vapaaehtoiset tai pienellä muodollisella korvauksella työskentelevät tahot voivat olla hyvä apu tapahtuman järjestämisessä.
Ole luova koristeiden suhteen: Ole luova koristeiden suhteen käyttämällä jo olemassa olevia esineitä tai vuokraamalla niitä edullisesti. Myös erilaiset nettikirpputorit, kuten tori.fi tai huuto.net, ovat hyvä paikkoja etsiä halpoja koristeita ja somisteita DIY tapahtumien järjestämiseen.
Etsi sponsoreita: Etsi sponsoreita, jotka auttavat kattamaan tapahtuman kustannukset. Monet yritykset ovat halukkaita sponsoroimaan tapahtumia myynninedistämistä tai mainontaa vastaan. Myös omat läheiset kontaktit ovat hyvä mahdollinen sponsoroinnin lähde.
Mainosta tapahtumaa: Mainosta tapahtumaa tehokkaasti hyödyntämällä sosiaalista mediaa, paikallisia sanomalehtiä ja lentolehtisiä laajan yleisön tavoittamiseksi. Sosiaalinen media tarjoaa mahdollisuuden mainostaa tapahtumaa ilmaiseksi. Tämä tapa kannattaa ehdottomasti hyödyntää.
Pidä se yksinkertaisena: Pidä tapahtuma yksinkertaisena ja keskity olennaiseen, kuten esiintyjiin tai puhujiin, kalliiden lisämaksujen sijaan. Se miten suunnittelet tapahtuman ohjelman, shown ja ”arkkitehtuurin” vaikuttaa paljon siihen mitä kustannuksia tulee ja paljonko. Kannattaa pitää DIY tapahtumat riittävän yksinkertaisena. Halvempien kustannusten lisäksi yksinkertaisemmat tapahtumat on helpompi vetää läpi onnistuneesti.
Tapahtumiin kannattaa varata sopivaa virikettä, kuten arpajaiset, https://www.boostcasino.com/fi/kolikkopelit, myyjäiset tai pienet ruokailut. Kannattaa miettiä, mikä sopisi oman tapahtuman sivuvirikkeeksi.
Ole joustava: Ole joustava ja valmis tekemään tarvittaessa muutoksia, jotta pysyt budjetissa. Yksi suurin etu DIY tapahtumissa on mahdollisuus joustavuuteen. Joustavuutta kannattaa hyödyntää mahdollisimman paljon.
Näitä vinkkejä noudattamalla voit koota upean esityksen pienellä budjetilla ja varmistaa, että tapahtumasi on menestys.